Charte IA d’Entreprise : modèle et utilisation pour gérer les Outils IA

• Objectifs de la Charte IA
• Bonnes pratiques d’utilisation de l’IA
• Outils IA approuvés
• Usages autorisés
• Sanctions disciplinaires
• Formation IA des collaborateurs
• Signalement des incidents
• Examen et révision de la Charte IA

Vous trouverez ci-dessous notre modèle de Charte IA, déjà adopté par de nombreuses entreprises.

Pour l’utiliser simplement, il vous suffit de le copier et de le personnaliser selon les spécificités de votre organisation.

Cette Charte IA encadre l’utilisation des technologies d’intelligence artificielle générative (IA) au sein de l’entreprise. Elle définit les règles et responsabilités visant à assurer un usage conforme aux exigences éthiques, juridiques et organisationnelles, tout en garantissant la sécurité des données et en favorisant l’innovation, la créativité et l’efficacité des équipes.

Tous les utilisateurs doivent respecter les bonnes pratiques suivantes lorsqu’ils utilisent des outils IA au sein de l’organisation.

Seuls les outils d’IA approuvés par l’entreprise peuvent être utilisés, au moyen d’une adresse mail professionnelle. Ces outils sont sélectionnés en fonction de leur conformité aux normes de sécurité et de protection des données.

Les utilisateurs ne doivent jamais saisir dans les outils d’IA des données personnelles, confidentielles ou protégées. L’anonymisation des données est une exigence, et toute saisie pouvant rendre identifiable une personne physique est proscrite.

Les utilisateurs doivent veiller à l’exactitude et à la pertinence des contenus générés par l’IA. Ils doivent rester attentifs aux erreurs et aux biais possibles présents dans les résultats et s’assurer que chaque contenu final soit conforme aux normes de qualité de l’organisation.

Les utilisateurs doivent s’enregistrer avec leur adresse email professionnelle et doivent définir un mot de passe fort à utiliser uniquement pour l’outil en question. Ils ne doivent pas donner accès aux outils d’IA à l’extérieur de l’entreprise sans l’approbation préalable du responsable.

Une liste des logiciels et outils approuvés, accompagnée de leurs objectifs et champs d’application, est mise à disposition pour garantir un usage optimal et sécurisé (la liste ci-dessous est un exemple, il faut mentionner les outils pertinents pour votre activité) :

• Génération de texte : Microsoft Copilot (licence Microsoft 365)
• Traduction : Deepl
• Génération d’images : Adobe Firefly

L’utilisation des outils d’IA générative est autorisée et encouragée pour certaines tâches, telles que :

• La rédaction assistée et l’amélioration de contenu (articles, emails, rapports non sensibles).
• La traduction de documents non confidentiels.
• La génération d’idées créatives et la recherche d’inspiration.
• La correction de texte et la révision linguistique.
• L’analyse de données publiques ou ouvertes (p. ex., OFS).

Le non-respect de ces règles engage la responsabilité personnelle du collaborateur. Lorsque des faits fautifs lui sont personnellement imputables, il s’expose à des sanctions disciplinaires.

L’utilisation appropriée et sécurisée des outils d’IA nécessite une formation préalable. Des sessions de formation adaptées seront proposées pour permettre aux utilisateurs de comprendre les bonnes pratiques et les précautions à prendre avec l’IA.

Tout incident ou usage non conforme doit être signalé immédiatement au responsable hiérarchique ou au service informatique.

Cette Charte IA sera revue et mise à jour régulièrement, afin de garantir son actualité et son efficacité. Toute modification sera communiquée aux collaborateurs.

Ces articles publiés sur notre Blog IA constituent des ressources utiles pour faciliter l’intégration de l’intelligence artificielle au sein de votre entreprise :

• Comment utiliser l’IA en entreprise
• Méthode ACTIF pour optimiser vos prompts
• 5 outils IA pour les managers

La formation représente un levier clé pour ancrer de bonnes pratiques autour de l’intelligence artificielle. Elle offre aux collaborateurs les compétences nécessaires pour utiliser l’IA de manière responsable et efficace, et accompagne les managers et dirigeants dans la résolution de défis concrets liés à son adoption au sein de l’entreprise.

Chez OUTILIA, nous proposons :

• Des formations collaborateurs
• Un coaching aux managers