ENJEUX MÉTIERS
Formation IA et administration publique en Suisse
L’IA dans l’administration publique soulève de nouveaux défis pour votre organisation : sélectionner des outils respectueux de la confidentialité ou identifier des cas d’usage concrets peut vite tourner au casse-tête.
Après avoir accompagné plus de 50 administrations publiques, nous avons identifié les questions récurrentes, les principaux freins et les bonnes pratiques qui font la différence. C’est sur cette expérience que repose notre formation IA et administration publique : aider vos équipes à exploiter l’IA générative dans leur quotidien, dans le strict respect de la confidentialité et de la souveraineté des données.
Chez Outilia, nous formons les agents, les cadres et les services support des administrations publiques sur leurs cas d’usage réels : rédaction administrative, recherche réglementaire, communication, ressources humaines et métiers de terrain.
Déjà plus de 200 entreprises et plus de 10’000 collaborateurs formés nous font confiance, dont de nombreuses administrations publiques. Notre approche est pragmatique, ancrée dans la réalité du secteur public suisse, et orientée résultats dès les premières semaines.
✓ +50 administrations publiques accompagnées
✓ +10’000 collaborateurs formés
✓ Outils souverains (Suisse et UE)
✓ 90% d’adoption durable après la formation
✓ +3 ans d’expérience IA en Suisse
Nos formations IA pour les administrations publiques
Nos formations sont personnalisées selon les outils IA que vous utilisez (ChatGPT, Copilot, Claude, Gemini, ou des solutions souveraines comme Euria d’Infomaniak ou Lumo de Proton), le niveau de vos collaborateurs et vos processus existants.
Deux niveaux progressifs pour un même objectif : que vos équipes passent à l’action dès le lendemain de la formation.
Niveau 1
Embarquement IA et administration publique
Pour les agents et collaborateurs qui découvrent l’IA générative ou l’utilisent sans méthode claire. Un premier niveau opérationnel, directement applicable.
- Comprendre ce que l’IA générative peut, et ne peut pas, faire dans une administration publique
- Maîtriser la technique du prompt appliquée aux tâches administratives (rédaction, synthèse, classement, recherche)
- Identifier les premières tâches à déléguer à l’IA sans risque
- Adopter les bonnes pratiques de confidentialité face aux données sensibles et au cadre légal suisse (LPD)
- Comprendre les limites de l’IA (erreurs, fiabilité) et le rôle irremplaçable du contrôle humain
- Rédiger ses premiers prompts opérationnels pour les courriers, les synthèses et la préparation de dossiers
Durée : 3h
Format : présentiel dans vos locaux ou en hybride
Niveau 2
Applications métier dans l'administration publique
Pour les équipes qui veulent intégrer l’IA à leurs processus quotidiens. Cet atelier est entièrement construit autour de vos cas d’usage réels.
- Gestion administrative : reformulation de textes, synthèse de documents volumineux (procès-verbaux, comptes rendus), traitement des e-mails récurrents
- Recherche documentaire : directives, cadre légal, règlements et conventions
- Ressources humaines : descriptifs de poste, certificats de travail, FAQ RH interne
- Communication : newsletters internes et externes, personnalisation des messages, briefs créatifs, chatbots internes ou externes
- Métiers de terrain : dictée vocale, retranscription automatique, analyse d’images, rapports d’intervention
- Création d’assistants IA et d’une bibliothèque de prompts métier réutilisables par l’ensemble des services
Durée : 3h
Format : présentiel dans vos locaux ou en hybride
Quels résultats concrets pour votre administration ?
Voici ce que les administrations observent dans les semaines suivant la formation :
- Des documents administratifs produits plus vite : reformulation, synthèse de PV et de comptes rendus se font en une fraction du temps habituel
- Une communication plus fluide : newsletters, courriers et réponses aux citoyens gagnent en clarté sans mobiliser des heures de rédaction
- Des tâches répétitives allégées : traitement des e-mails, documentation et procédures internes consomment moins de temps, ce qui libère de la capacité pour les missions à valeur ajoutée
- Une montée en confiance des équipes face aux outils IA, sans perte du jugement professionnel ni de l’expertise métier
- Une adoption durable et mesurable : 90% des participants intègrent l’IA dans leur quotidien après la formation
Une administration publique qui reprend la main sur son temps, au service des citoyens.
Cas d’usage IA dans les Administrations publiques
Pour vous donner une idée des cas d’usages pour les métiers des Administrations publiques, nous avons préparé ce tableau avec des pistes potentielles.
Sur chacun de ces cas, nous appliquons le principe du contrôle humain : l’IA produit un premier niveau de travail, vos équipes corrigent, valident et engagent leur responsabilité. C’est ce qui rend ces usages compatibles avec les exigences du service public, où la confiance des citoyens reste centrale.
Quelle est la durée idéale pour former une administration publique à l'IA ?
La durée idéale dépend du niveau de départ de vos équipes, de la taille de votre administration et des cas d’usage que vous souhaitez couvrir en priorité (rédaction, recherche, RH, communication ou métiers de terrain).
Niveau 1 (3h) : pour une prise en main immédiate et opérationnelle
En une demi-journée, vos collaborateurs repartent avec des réflexes utilisables dès le lendemain, une bibliothèque de prompts pensée pour le service public et des règles claires pour manipuler les données sensibles dans le respect du cadre légal suisse. Pour de nombreuses administrations, ce premier niveau suffit déjà à enclencher un vrai changement.
Niveau 2 (3h) : pour ancrer l’IA dans vos processus
Une fois les bases acquises, le Niveau 2 se consacre entièrement à vos dossiers réels : rédaction et synthèse de documents, recherche réglementaire, communication, RH et métiers de terrain. C’est le format que choisissent les responsables qui visent une adoption complète, intégrée au quotidien des services.
Accompagnement continu : pour faire durer les acquis
Pour les administrations qui veulent faire de l’IA un avantage durable, nous assurons un suivi après la formation, avec des sessions régulières qui tiennent vos ambassadeurs IA au courant des nouveautés et accompagnent la structuration des usages.
Pourquoi choisir Outilia pour votre formation IA et administration publique ?
Des formations courtes et opérationnelles
Là où d’autres proposent des cursus de plusieurs jours ou un examen final, nous formons vos équipes en une demi-journée ou une journée complète, avec des résultats visibles immédiatement. Nous travaillons sur des exemples concrets issus de votre réalité terrain, ce qui rend la formation directement applicable.
Une approche rigoureuse de la confidentialité et de la souveraineté des données
Une administration publique manipule parmi les données les plus sensibles qui soient : données personnelles des citoyens, dossiers RH, informations internes. Notre formation intègre systématiquement les bonnes pratiques liées à la LPD : quelles données peuvent transiter par un outil IA, comment travailler en mode confidentiel ou anonymisé, et quels outils souverains offrent les garanties adaptées au service public.
Le contrôle humain au centre, pour préserver la confiance citoyenne
L’IA peut se tromper, produire des approximations ou des réponses incomplètes. Nous formons vos équipes à distinguer ce que l’IA peut produire (rédaction, structuration, synthèse) de ce qui exige un contrôle humain strict (chiffres, références légales, décisions). C’est la condition d’un usage sérieux dans le service public, où la relation de confiance avec les citoyens est en jeu.
Les pionniers de l’IA en entreprise en Suisse
Avec plus de 3 ans d’expérience en IA generative, Outilia est parmi les premiers acteurs à avoir formé des organisations suisses à grande échelle. Matthieu Corthésy, fondateur d’Outilia, est l’auteur du livre « ChatGPT en entreprise », vendu à plus de 8’000 exemplaires, et l’une des voix de référence sur l’IA en entreprise dans la francophonie.
Formation IA et administration publique : pour tous les profils du service public
Notre formation s’adresse à l’ensemble des fonctions d’une administration publique suisse, quelle que soit sa taille :
- Cadres et responsables de service qui veulent structurer une stratégie IA cohérente, définir une gouvernance et une charte IA
- Personnel administratif et de secrétariat qui cherche à accélérer la rédaction, le tri et la préparation des dossiers
- Équipes RH du secteur public qui automatisent descriptifs de poste, certificats de travail et réponses récurrentes
- Services de communication qui doivent s’adresser à de nombreux publics avec des ressources limitées
- Agents de terrain qui bénéficient de la dictée vocale, de la reconnaissance visuelle et de la retranscription automatique
Nous proposons par ailleurs deux accompagnements complémentaires : un coaching des managers pour le pilotage stratégique et managérial, et des formations des collaborateurs pour un usage opérationnel au quotidien.
Nous formons les administrations publiques en Suisse romande et Suisse alémanique
Que votre administration soit basée à Genève, Lausanne, Fribourg, Neuchâtel, Sion, Yverdon, Berne, ou ailleurs en Suisse, Outilia se déplace dans vos locaux ou vous en formation hybride (avec des membres de l’équipe à distance).
- Formation IA et administration publique à Genève : présentiel dans vos locaux, adaptée aux institutions et organisations internationales
- Formation IA et administration publique à Lausanne et dans le canton de Vaud : nous accompagnons communes, services cantonaux et établissements publics de toute taille
- Formation IA et administration publique en Suisse romande : Fribourg, Neuchâtel, Valais, Jura, nous couvrons l’ensemble du bassin romand
- Formation IA et administration publique en Suisse alémanique : nous intervenons en allemand, en français ou en anglais
Pour les organisations multi-sites ou les équipes en télétravail, le format à hybride offre exactement le même niveau d’accompagnement et d’interactivité.
Choix des outils IA pour les Administrations publiques
Pour les Administrations publiques qui souhaitent débuter avec l’IA, les solutions gratuites constituent un excellent point de départ. Euria (développé par Infomaniak) et Lumo (par Proton) offrent des alternatives crédibles aux outils grand public comme ChatGPT, qui pose problèmes en matière de protection des données.
Cette transition vers des outils respectueux de la souveraineté des données est d’autant plus urgente que de nombreux agents utilisent déjà ChatGPT de manière informelle, exposant ainsi l’administration aux risques du Shadow AI.
Le choix d’un outil IA pour une Administration publique doit s’appuyer sur quatre critères principaux :
- Le coût : budget disponible et modèle de licence (gratuit, par utilisateur, forfaitaire)
- La souveraineté des données : localisation des serveurs, conformité aux lois suisses sur la protection des données
- La facilité d’usage : adoption par les équipes, courbe d’apprentissage, interface intuitive
- L’intégration aux outils existants : compatibilité avec Microsoft 365, Google Workspace, ou les systèmes métiers
Tableau récapitulatif des principales solutions du marché :
Ce que votre administration reçoit après la formation
- Support de formation personnalisé (guide réutilisable en interne)
- Bibliothèque de prompts métier (rédaction administrative, recherche réglementaire, RH, communication, métiers de terrain)
- Assistants IA configurés selon vos processus et vos modèles de documents
- Recommandations sur les outils IA souverains adaptés à votre environnement (compatibilité Microsoft 365, Google Workspace, systèmes métiers)
- Aide à la mise en place d’une charte d’utilisation de l’IA pour encadrer les usages
- Attestation de complétude individuelle (en option)
- Accompagnement post-formation pour ancrer les usages et garantir des résultats sur le long terme (en option)
Votre formateur IA
Matthieu Corthésy
Directeur et fondateur d’Outilia Sàrl
Matthieu a accompagné plus de 200 entreprises et organisations dans leur adoption de l’IA. Auteur du livre « ChatGPT en entreprise », vendu à plus de 8’000 exemplaires, il fait partie des pionniers de l’implémentation de l’IA en entreprise en Suisse. Conférencier, formateur et intervenant régulier dans les médias, il forme les équipes à des usages rigoureux, conformes et immédiatement opérationnels.
FAQ, Formation IA et administration publique
Comment garantissez-vous la confidentialité et la souveraineté des données ?
La protection des données est intégrée à notre pédagogie dès le premier exercice. Une administration traite des données parmi les plus sensibles qui soient. Nos formations enseignent les bonnes pratiques liées à la LPD : quelles informations peuvent être traitées via un outil IA, comment travailler en mode confidentiel ou anonymisé, et quels outils souverains (Euria, Lumo) offrent des garanties conformes au cadre suisse. Pendant les exercices, nous travaillons exclusivement avec des exemples anonymisés ou fictifs.
Beaucoup de nos agents utilisent déjà ChatGPT de leur côté. Est-ce un problème ?
C’est un phénomène courant, appelé Shadow AI : des outils non encadrés sont utilisés de manière informelle, ce qui peut exposer l’administration à des risques de fuite de données. La formation transforme cet usage spontané en pratique encadrée : choix d’outils souverains, règles claires, et gouvernance partagée. L’objectif n’est pas d’interdire, mais d’encadrer.
Comment gérez-vous le risque d'erreurs ou d'approximations de l'IA ?
Nous enseignons systématiquement le principe du contrôle humain : l’IA produit un premier niveau de travail, vos équipes valident, corrigent et engagent leur responsabilité. Nous définissons clairement quelles tâches sont adaptées à l’IA (rédaction, structuration, synthèse, tri) et lesquelles exigent un contrôle humain rigoureux (chiffres, conformité, références légales, décisions).
La formation est-elle adaptée à des collaborateurs qui n'ont jamais utilisé l'IA ?
Oui. Le Niveau 1 est conçu pour les agents qui découvrent l’IA générative : aucun prérequis technique n’est nécessaire. Notre pédagogie s’adapte au niveau de chaque participant, pour que chacun reparte avec des compétences utilisables immédiatement dans son quotidien.
Peut-on intégrer nos outils existants (Microsoft 365, Google Workspace) dans la formation ?
Oui. Nous adaptons les exercices à votre environnement de travail réel, y compris vos suites bureautiques et vos systèmes métiers, afin que l’intégration se fasse sans friction dès le lendemain de la formation.
Aidez-vous à mettre en place une charte d'utilisation de l'IA ?
Oui. Une gouvernance claire permet d’encadrer les usages, de définir les bonnes pratiques et de réduire les risques liés aux données sensibles. Nous accompagnons la mise en place d’une charte IA adaptée à votre administration, en complément de la formation des équipes, lors du Coaching IA pour manager.
Proposez-vous un suivi après la formation ?
Oui. Les ambassadeurs IA de votre administration (les utilisateurs-clés) bénéficient en option d’un suivi continu : mises à jour régulières, coaching et accompagnement à la structuration des usages. Cet accompagnement permet de suivre l’évolution rapide des outils et d’ancrer durablement les bonnes pratiques.
SOCIÉTÉ
OUTILIA Sàrl
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